통신비, 여비교통비, 출장비의 지출증빙 자료

회사 실무를 보다보면 각종 부서들이 비용처리가 되는지 물어보는 경우가 많습니다. 

 

그 중에서도 일반적으로 영업사원들이 많이 물어보는 통신비, 여비교통비, 출장비 등에 대해서 정리해보는 시간을 가져보겠습니다.  개인적인 생각으로는 회사의 영업을 책임지는 영업부서에게는 최대한 지원을 많이 해줘야 한다고 생각하는 바입니다. 

●통신비

 

`지출증빙 요건

통신비는 생각해보면 전화료, 우편료 등의 통신을 위해서 직접적으로 소요되는 비용입니다. 

부가가치세 매입세액공제를 받기위해서는 세금계산서를 수취하여야 합니다. 

통신료는 증빙불비가산세 적용대상이 아니므로 법정지출증빙이 아닌 납부영수증만 비치하더라도 통신료의 지출은 인정되고 가산세도 해당없습니다. 

그러나 전신, 전화료에 대하여는 세금계산서를 발급받아야 매입세액공제 가능합니다. 

 

전신, 전화료는 일반적인 세금계산서 양식이 아닌 지로 영수증에 공급받는 자의 상호, 사업자등록번호가 잘 기재되어있으면 공제가 가능합니다.  사업자등록번호가 아주 중요하고 공급가액과 세액이 구분되어 있어야 합니다. 

 

`업무에 사용한 전화비용

임직원의 명의이면서 사업과 관련된 전화 비용은 회사가 지급할 수 있다. 

업무관련성의 자료가 필요하니 이 부분은 담당자가 챙길 수 있어야 합니다. 

추가적으로 더 설명을 덧붙이면 임직원이 소유하고 있는 휴대전화 등을 업무에 사용하고 해당 비용의 일정액을 회사가 부담하는 경우에는 업무상 필요하다고 인정되는 부분에 대해서는 손금산입해주고 

그 이외의 비용은 해당 직원의 근로소득으로 처리합니다. 임원은 임원 지급규정에 맞추어서 세무적으로 처리합니다. 

●출장비의 회사규정

지출증빙의 자료 없이 회사의 지급규정이 있으면 일정금액을 출장비로 지급한 경우에 인정여부는 회사의 규모, 직급, 출장지역 등을 포괄적으로 판단해서 인정해줍니다. 

하지만 무엇보다 좋은 것은 출장비가 지급규정에 정해져있더라도 당사자는 법정지출증빙을 챙겨와서 제출하라고 말하는 것이 중요합니다. 물론 지출증빙 영수증을 챙길 수 없는 특이한 경우가 당연히 발생하니 이럴 경우에 회사의 지급규정에 맞춰 일정금액을 처리하시면 됩니다. 

 

그러나 이런 경우에도 사용인이 숙박비, 교통비 등 각각 지출한 경비 중에 건당 3만원이 넘는 재화 또는 용역은 증빙불비가산세가 적용됩니다. 국외에서 사용한 비용은 챙길 수 없으니 예외로 합니다. 

 

출장이 업무와 관련성이 있는지 추후에 확인을 할 수 있으니 출장목적, 출장기간, 출장인원 등의 내용이 기록된 출장보고서와 출장비 영수증을 같이 첨부해서 제출해야 추후에 문제가 없으니 참고하시기 바랍니다. 

 

1)국외출장시 동반자의 출장비의 인정여부

임직원이 출장할 때 가족이나 회사 외의 사람을 동반하는 경우도 많습니다. 

해당경우 회사의 경비로 인정이 되느냐? 가 고민입니다. 

세무적으로 동반자가 아래의 내용에 해당되어 동반자의 필요성이 소명된다면 비용인정 가능합니다. 

ⓐ그 출장 임직원이 보좌가 필요한 신체가 불편한 장애인인 경우

ⓑ국제회의 참석에 배우자를 필수적으로 참석하는 모임인 경우

ⓒ출장의 목적에 맞추어 외국어에 능숙한 자 또는 고도의 전문적 지식을 가진자를 필요하는 경우가 있습니다. 

 

2)국외출장비 필요경비의 산입기준

국외 출장에 대한 출장비는 해당 사업의 업무수행에 필요하다고 인정되는 부분의 금액까지만 지원합니다. 

초과하는 부분은 원칙적으로 인정되지 않습니다. 초과되는 부분은 해당 임직원의 급여로 반영합니다. 

하지만 보통은 국외까지 나가서 해당 출장기간 전 기간에 걸쳐서 업무를 수행한다고 인정되는 경우에는 부당하게 해당 비용이 큰 금액이 아니라고 인정된다면 거의 비용으로 인정해주고 있습니다. 

●여비교통비 

대중교통을 이용하다보면 법정 지출증빙을 받을 수 없는 경우가 많이 있습니다. 

예로 승차권, 택시비, 선불교통카드 충전비 등이 있습니다.  이런 경우를 대비해서 법적으로 적용해둔게 다음 사업자에게 현금 사용을 한 경우에는 영수증 등의 증빙만 챙기면 인정된다고 했습니다. 

 

ⓐ전산발매통합관리시스템에 가입한 사업자에게 입장권.승차권.승선권에 대해서 입장권, 승차권 등이 증빙으로 인정

ⓑ택시운송용역에 대해서 현금을 지급한 경우 택시비 영수증이 증빙인정.

 만약, 영수증을 못챙긴 경우에는 출발지, 목적지, 업무내용 등이 기재된 회사 내부적인 여비교통비 명세서로 대체 가능하다. 

ⓒ버스나 기타 대중교통을 이용한 경우에도 출발지, 목적지, 업무내용이 기재된 여비교통비명세서로 대체가 가능합니다. ⓓ선불교통카드의 충전은 충전을 한 내역을 나타내는 영수증으로 첨부 가능합니다. 

1)하이패스에 대한 비용도 인정되나?

유료도로를 사용하고 받는 영수증으로 증빙이 대체 가능합니다. 해당건도  특례적용입니다. 

만약 톨게이트 직원이 없는 하이패스로 이용을 한다면 어떤 증빙을 챙겨야 할까요? 

 

ⓐ선불 하이패스 카드 종류

해당건은 어떻게 보면 일종의 상품권으로 볼 수 있습니다. 상품권은 구입시기에 비용처리가 아닌 사용시점에 경비처리가 맞습니다. 

따라서 선불하이패스카드를 충전할 경우에는 지출된 금액이 비용이 아닌 아직 자산을 구입한 걸로 처리하다가 통행료에 사용될 때 현금을 지출한 것과 동일하게 비용처리합니다. 당연히 회사비용으로 처리하기 위해서는 업무와 관련성을 입증해야 합니다. 

 

ⓑ후불 하이패스카드

만약 부가가치세 매입을 받아야 하는 사업자라면 통행료와 관련해서 세금계산서를 발급받으면 좋습니다.  하지만 발급받지 않아도 증빙불비 가산세가 부과되진 않고 부가세 매입세액공제를 받지 못할 뿐입니다.  당연히 부가세를 못받으면 해당 세액만큼 합쳐서 경비인정이 되니 유리한 점을 잘 판단하시면 됩니다. 

한국도로공사가 운영하는 도로는 부가세가 없는 면세고, 민자에서 운영하는 유료도로는 부가가치세가 과세됩니다. 해당 과세에 해당하는 통행료는 후불하이패스카드의 사용 내역에 대한 월합계 계산서 또는 월합계세금계산서를 발급받도록 합니다.   (WWW.HIPASS.CO.KR)에서 받을 수 있습니다.